시행사는 분양 개시 후 준공 전까지 사업에 문제가 없도록 수분양자 관리, 공사 관리(설계 변경 포함), 자금 관리(사업 관리, 법인 관리)에 주의를 기울여야 합니다.
1) 수분양자 관리분양 개시 후 시행사는 수분양자와 분양 계약을 하는데, 다음과 같이 수분양자 관리에 주의를 기울여야 합니다.
수분양자 관리에 특히 주의를 기울여야 할 것은 수분양자 개인정보 유출과 수분양자 민원입니다. 수분양자 민원 중에서도 분양계약해지 요청과 기획(집단) 소송에 주의를 기울여 관리하여야 합니다.
수분양자의 개인정보는 주로 해당 고객리스트를 보유하고 있는 분양 대행사를 통해서 유출됩니다. 분양대행사가 수분양자의 개인정보를 유출하는 이유는 분양대행사가 다른 분양현장을 가게 될 경우, 분양 영업으로 활용하기 위함입니다.
분양대행사에서 직접적인 유출을 하지 않더라도 분양 영업직원들이 수분양자의 개인정보를 유출하는 경우도 많습니다. 그래서 수분양자 리스트와 수분양자 정보관리는 담당자만 접근할 수 있도록 통제하고, 수분양자 계약자 관리 담당자에게는 개인정보 유출에 대한 법적 책임 교육을 수시로 해야 합니다.
분양 계약에 따른 수분양자의 권리, 즉 소비자 보호는 점점 강화되고 있는 추세입니다. 그렇기에 시행사는 수분양자의 목소리에 더욱더 주의를 기울여야 합니다. 이것이 곧 수분양자의 민원인데, 오피스텔이나 생활형숙박시설 같은 투자 상품과 아파트 같은 실거주용 상품의 수분양자 민원은 그 유형이 조금씩 다릅니다.
대부분의 투자상품 민원은 분양계약 해지에 대한 요청이며, 아파트 민원의 대부분은 공사하자 보수 등으로 인한 손해배상 청구입니다.
투자상품은 과대광고, 자신의 형편 등 이런저런 핑계로 계약금 환불과 함께 분양계약을 해지해 달라는 민원이 대부분인데, 실제로는 단순 변심에 의한 계약 해지이며, 이러한 현상은 부동산경기가 좋지 않을수록 더 심하게 나타납니다.
만약, 계약금을 몰취하는 분양계약 해지는 일반적인 계약해지로 문제는 없을 것이나, 시행사가 수분양자의 계약금을 환불해주는 경우, 이러한 사실이 수분양자에게 공유되어버리면 집단계약해지 사태가 발생할 수 있으니, 계약금 환불과 함께 이루어지는 계약해지는 되도록 없어야 합니다. 간혹, 계약해지 시 계약금을 돌려주는 경우가 있기는 한데, 이때는 이러한 사실을 유포하지 않는다는 비밀유지약정(손해배상 포함)을 체결해야 합니다. 아파트 같은 상품은 수분양자가 실거주를 목적으로 하다 보니 하자보수, 편의시설 추가 등 입주와 연관된 다양한 형태로 보상을 요구하는 민원이 많습니다. 실거주로 인해 수분양자의 관심도가 매우 높은 편이라서 민원의 대부분은 집단 민원의 형태를 띱니다.
또한 아파트 같은 경우, 보통 수분양자들은 실입주의 안정적인 보상을 위해 입주자대표회의를 만들게 됩니다. 이때 수분양자들이 입주자 블로그, 카카오 단체방 등 커뮤니티를 만들어 수분양자들이 요구하는 바를 집단으로 시행사 및 시공사에게 강력하게 요구하는 편입니다. 아무래도 실거주가 목적이다 보니 그만큼 애착이 있기에 수분양자들의 의견 집결이 더 잘되는 편입니다.
수분양자가 어떠한 명목이든지 집단소송을 하게 된다면, 시행사에게는 정말 머리 아픈 일입니다. 그렇다고 소송 대응을 하지 않을 수도 없습니다. 특히 변호사가 준공 현장의 수분양자를 설득하여 소송을 기획하고 진행하는 기획 소송이 많이 늘어나고 있어 시행사가 골머리를 썩는 현장도 많습니다.
시행사는 평소 수분양자와의 유대관계를 잘 만들어놔야 기획 소송이나 집단소송을 사전에 차단할 수 있습니다.
2) 공사 관리(설계 변경 포함)
감리업체가 시공에 대한 전반적인 감리를 하겠지만, 시행사 역시 공사의 감독자 역할을 소홀히 하면 안 됩니다. 시행사는 최소 한 달에 1회 정도는 공사 현장에 직접 방문하여 현장 점검뿐만 아니라, 감리업체의 공사감리 수행 상태를 점검하는 것이 좋습니다.
시행사는 착공 시부터 준공 전까지 공사와 관련하여 다음과 같은 사항들을 점검해야합니다.
공사 초기에 특히 주의해야 할 공사가 있는데, 바로 철거 공사입니다. 개발부지에 건축물 등 지장물이 있다면, 그 지장물을 철거한 후에 본 공사를 진행해야 합니다.
최근 철거공사와 관련한 사건 사고가 많아 철거허가가 더욱더 까다로워졌기에 시행사는 철거 인허가 일정과 철거공사 기간을 잘 짚어야 합니다.
만약, 본 공사도급계약 시 철거 공사도 공사기간에 포함되는 경우, 철거 인허가 및 철거공사 지연으로 전체 공사일정이 지연될 수도 있기 때문에, 시행사는 보통 철거와 본 공사를 따로 발주하나, 때에 따라서는 시공사에게 철거까지 책임을 도맡아 공사하게 하는 경우도 있습니다.
시행사는 공사를 진행하는 매주 주간공정일보를 확인하여 공사기간이 지연되는지 수시 체크해야 하고, 공사가 지연될 경우 시공사에게 공사 지연에 대한 공정만회대책회의를 제안해야 합니다.
<공정만회대책회의>란 시공사가 지연된 공정일정을 만회하여 예정된 준공일정에 맞추겠다는 대안을 제시하는 회의를 말합니다. 보통 계획 대비 30일 정도 공사가 지연되는 경우, 1차로 공정만회대책회의를 진행하는 것이 좋습니다. 이때의 공정대책회의는 보통 시행사, 시공사, 신탁사 3자 간 진행 되겠지만, 60~90일 이상 장기적인 공사 지연이 예상되는 경우, 2차로 공정만회대책회의를 진행하게 되는데 이때는 PF대출금융기관이 함께 참석하는 경우도 있습니다.
시행사는 해빙기(1~2월), 우빙기(6~7월), 동절기(11월), 지진 및 태풍 등의 천재지변(수시)이 발생할 경우를 대비해서 해당 기간에는 현장에 재해가 발생하지 않도록 시공사에게 미리 안전 시공을 요청하고, 문제가 발생할 시 즉각 보고 및 적극 조치하도록 해야 합니다.
특히, 공사 안전과 관련하여 이슈가 되고 있는 중대재해법에 주의를 기울여야 합니다. 중대재해법이란 공사 진행 중 사망사고 등 중대재해 발생 시 안전조치를 소홀히 한 경영책임자 및 법인을 처벌하는 규정입니다.
이것은 시공사만의 문제가 아니기 때문에 시행사 역시 주의해야 합니다. 중대재해가 발생하면 법적인 책임뿐만이 아니라, 공사 중단으로 준공 일정이 지연됨에 따라 대출이자 부담, 수분양자의 입주지연 배상 등 금전적 손해가 발생할 수도 있기 때문입니다.
공사 중에는 각종 민원이 발생하기에 거기에 따른 대응 또한 중요합니다.
□ 공사 현장에서 발생하는 민원은 보통 <공사 민원>과 <시행 민원> 두 가지로 구분
<공사 민원> : 공사 중 발생하는 소음, 진동, 비산먼지 등에 대한 민원
<시행 민원> : 공사와는 별개로 조망권, 일조권 등의 민원을 시행사가 처리해야 되는 민원
하지만, 두 가지 민원 모두 공사 현장 인근의 거주 주민 또는 상업 주민인 민원인이기에 잘못 대응하면 큰 역효과를 불러올 수 있기 때문에, 공사 민원과 시행 민원을 분류하여 시공사, 시행사가 각각 책임지고 처리하기보다는 <함께 공조>하여 풀어나가는 것이 좋습니다. 현장에서 발생하는 민원은 사안에 따라 해당 지역의 이장 협의회나 상인 협의회 등과 협의하여 조율하면 됩니다.
공사기간 중 거의 모든 현장은 설계 변경이 이뤄진다고 보아야 합니다. 단순히 건축설계사의 실수에 따른 변경이 있을 수도 있고, 그 외에도 공사의 공법, 자재의 변경 등 다양한 설계 변경이 이루어집니다. 이때 설계 변경의 중대함과 경미함을 떠나 시행사와 설계사가 임의적으로 판단하여 설계 변경을 진행하면 안 됩니다.
경미한 설계 변경인 경우, 시행사나 설계사는 해당지역 지자체 및 사업 관계자인 신탁사, 시공사와 함께 감리자의 동의 의견을 받고 진행해야 하고, 중대한 설계 변경이 있을 경우에는 추가로 PF대출금융기관의 동의를 받고 진행해야 합니다.
3) 자금 관리(프로젝트 관리, 회사 운용 관리)
(1) 시행사 통장 계좌의 분별 관리
시행사는 부동산개발사업이 진행될 경우, 사용 용도에 따라 보통 2개 또는 2개 이상의 계좌를 개설하게 되는데, 하나는 개발사업의 자금을 관리하기 위한 계좌이고 또 하나는 회사 운용을 위한 계좌입니다.
개발사업 관련 계좌는 개발과 관련한 수입 및 지출을 관리하는 계좌이며, 회사 운용 관련 계좌는 시행사 운용을 위한 자금을 관리하는 계좌입니다. 시행사는 부동산개발 중 시행사 운영비를 받아 직원 인건비, 사무실 월세 등 회사 운용에 사용합니다.
이 두 계좌는 분별하여 관리하는 것이 나중에 세무 및 회계를 처리하는데 용이합니다. 개발사업 관련 자금은 빈도가 낮아 계정 관리를 쉽게 분별할 수 있으나, 회사 운용 관련 자금은 직원 월급, 월세, 법인카드 사용 등 잡지출이 많아서 이를 모두 하나의 계좌로 관리하면, 추후 계정 분리가 어려워 골치가 아플 수 있기 때문입니다.
개발사업 관련 계좌의 경우, PF대출 전에는 시행사의 법인명 계좌를 이용하나, PF대출 이후에는 시행사의 자금 유용을 막기 위하여 대출금융기관의 통제를 받아 신탁계좌를 이용하게 됩니다.
참고로, 부동산개발 프로젝트가 여러 개일 경우, 프로젝트별로 자금을 분별하여 관리하는 것이 좋습니다.
(2) 부동산개발사업 관련 자금 관리
시행사는 분양수입금에 대한 관리와 함께 매월 지출해야 될 사업비를 각종 계약서에 의거하여 명확하게 관리해야 합니다.
대부분의 부동산개발사업은 시행사의 잘못된 자금 유용을 막기 위한 장치로, 수분양자의 입금과 사업비를 지출하는 출금 모두 신탁사 명의의 통장 계좌를 이용하게 됩니다. 시행사가 자금집행을 해야 할 경우, PF대출금융기관과 시공사의 동의를 받은 후 신탁사를 통해 해당 자금을 집행할 수 있습니다.
보통 매월 집행되는 대표적인 지출항목은 공사비, PF대출 원금 및 이자, 시행사 운영비, 모델하우스 운영비(모델하우스 임대료 포함)이며, 나머지는 계약에 의거하여 지급시기가 도달하였을 때 자금을 집행하면 됩니다.
자금 집행이 도래하기 2주 전에 시행사는 각 회사(PF대출금융기관, 시공사)의 동의 절차를 진행하여 자금집행 일정에 차질이 없도록 해야 합니다. 특히, PF대출이자나 공사비는 지연되지 않도록 해야 합니다. 대출이자가 지연될 경우 추가 지연이자가 발생해 시행사에게 금전적인 손실을 가져올 수 있으며, 공사비가 지연될 경우, 시공사가 자금집행일에 맞춰 하도급공사비를 지급하게 되는데, 이것이 지연되면 하도급공사업체로 인한 공사 지연 등의 문제가 발생될 수도 있기 때문입니다.
(3) 시행 법인의 세무, 회계 관리
시행사는 오가는 돈이 크기 때문에 세무, 회계 관리에 특히 주의를 기울여야 합니다. 시행사도 법인이기 때문에 매년 세무기장을 하여 재무제표, 손익계산서 등 회계보고서를 작성하여야 하며, 이는 세무사나 회계사를 통해 진행하면 됩니다. 세무사나 회계법인은 시행사에서 선정하면 되나, 오가는 돈이 크고 부동산개발이라는 특수성이 있기 때문에 경험이 풍부한 업체를 선정하는 것이 좋습니다.
부동산개발사업을 진행하는 대부분의 시행사는 외부감사 대상으로 회계감사를 받아야 합니다. 회계감사는 12월 중 중간 감사, 다음 해 2~3월 중에 본 감사를 하게 됩니다. 시행사는 감사 회계법인에게 사전에 결산자료제출에 필요한 기본 자료를 제공하여야 하고, 감사 시 회계사가 요청하는 자료는 즉각 주는 것이 좋습니다. 회계사가 직접 내방하여 이틀 정도에 걸쳐 회사 전반적인 자료에 대하여 받고 확인하는 절차가 있으며, 감사가 끝나면 감사보고서가 나오게 됩니다. 감사보고서는 세무조정계산서와는 좀 다른데, 이론적이고 설명하는 글들이 더 실리게 되고, 회사의 자산, 부채, 수익, 비용 등을 거론하여 문제가 있는지 없는지에 대한 이론적인 내용이 더 많습니다.
시행사는 세무와 관련해 가장 중요하게 체크해야 할 항목이 바로 국세인 <부가가치세>와 <법인세>입니다. 부가가치세를 통상 <부가세>라고 말하는데, 시행사가 납입한 부가세가 간혹 환급이 되지 않는 경우가 있어 업무상 유의가 필요합니다.
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